ABeam Systems Ltd.

Mejoramiento de velocidad de procesamiento en la Solicitud de Aprobación
Reducción del trabajo al utilizar procesamiento automático y funciones en el formato de solicitud.

 

Eliminación de 30 tipos de solicitudes en papel. Contribuyendo al mejoramiento de la velocidad del negocio.

P. ¿Para qué tipo de negocio utiliza Questetra?

ABeam Systems provee un modelo de negocios, «Outsourcing completo», para el cual proponemos estrategias de TI no solo para el desarrollo de sistemas pero también para llevar a cabo la estrategia de administración y negocios. Apoyamos el mejoramiento y la promoción de los procesos de negocio del cliente para cumplir sus objetivos, incluyendo el apoyo de TI centrado en el desarrollo e introducción de sistemas ERP.

Utilizamos Questetra para llevar a cabo Solicitudes de Aprobación, Solicitudes para uso interno de Sistema, tareas de Recursos Humanos tales como entrenamiento y seguimiento a nuevos empleados. (Aproximadamente 30 tipos distintos de Procesos de Negocio)

 

P. ¿Qué tipo de problemas tenían antes de utilizar Questetra?

Antes solíamos procesar el trabajo de aprobaciones en documentos en papel.

Teníamos problemas como, «Los encargados de las aprobaciones no estaban en la oficina y por lo tanto no podían ser procesadas», o «El solicitante y la ubicación del encargado eran distintas y lejanas, de tal manera que había que enviar los documentos», «Necesidad de revisar quién es el encargado de la aprobación», etcétera.

Al utilizar Questetra, se pueden realizar las aprobaciones de manera remota, y de esta manera reducir su procesamiento.
Adicionalmente, ya que el responsable es determinado automáticamente basado en la asignación organización del solicitante, de esta manera no hay confusión.

 

RPosibilitar la reducción de trabajo utilizando proceso automático y el formato de solicitud

P. ¿Han utilizado la herramienta con otro propósito?

Rutas de aprobación están decididas a lo largo de la jerarquía organizacional y de acuerdo a las reglas internas.
Si un encargado actualmente pertenece a varias organizaciones, los Pasos se asignan de manera consecutiva a pesar de que la regla interna dicta que solamente una es necesaria. Utilizamos procesamientos automáticos (Evento de Error de límites, etc.) para eliminar las aprobaciones consecutivas y de esta manera el encargado no lo tiene que aprobar otra vez.

Además, estamos trabajando en la reducción de operaciones erróneas por parte de los solicitantes y eliminando trabajo de entrada de datos.
Describimos el objetivo de los elementos de entrada y damos ejemplos en el formato, de esta manera los solicitantes pueden completarlas sin necesidad de referirse a un manual.
También, redujimos el trabajo al permitir que cuando se elige una opción específica, automáticamente asigna un valor inicial en otro formato.

 

P. Por favor díganos por qué nos seleccionó

Nos gustó el hecho de que aún sin conocimientos de desarrollo de sistemas, podemos diseñar diagramas de Flujo de Trabajo.
Ya que es fácil modelar las reglas de negocio, es posible hacer un diseño básico en poco tiempo y pensar en maneras de realizar configuraciones detalladas (para la reducción del trabajo, etc.)

Aún más, nos gustó la eficiencia del soporte de Questetra.
Han sido de mucha ayuda siempre que tenemos dudas acerca del uso o para tips para el diseño del Flujo de Trabajo, siempre contestan en un día hábil.

También hemos escuchado que algunas personas «Quieren poner el trabajo del departamento en un Flujo de Trabajo», así que esperamos más mejoras en los manuales en línea, etc. como hasta ahora.

 

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